Cómo reducir un PDF para que entre en un correo
Gmail y Outlook cortan los adjuntos alrededor de los 25 MB, y un contrato escaneado o un informe con fotografías se pasa de ahí él solo. Esto es lo que de verdad hace que un PDF pese, y cuánto se le puede quitar.
Lo primero: averigua qué es lo que pesa
Un PDF es un envase. El texto no pesa casi nada: cien páginas de texto corriente son unos cientos de kilobytes. Lo que pesa son las imágenes: una página escaneada a 600 ppp en color puede ocupar 3–5 MB ella sola, y una foto de móvil pegada en una página arrastra sus 4000×3000 píxeles aunque se imprima a 10 cm de ancho.
Para distinguirlo en diez segundos: abre el archivo e intenta seleccionar una palabra con el ratón. Si el texto se marca, el PDF tiene capa de texto de verdad y el peso está en sus imágenes. Si no se marca nada, cada página es una fotografía y el archivo entero son imágenes.
Qué hace realmente la compresión
Comprimir un PDF consiste en volver a codificar sus imágenes con menos resolución y menos calidad JPEG, y en tirar lo que necesitaría una imprenta pero no una pantalla. El texto no se toca: sigue siendo seleccionable y se puede buscar dentro.
Por eso el resultado depende tantísimo del documento. Un archivo de 30 MB con páginas escaneadas puede bajar a 3 MB y seguir leyéndose perfectamente en pantalla. Uno de 2 MB que solo tiene texto puede no bajar nada, porque no hay nada pesado que quitar, y una herramienta que jure que lo ha reducido igualmente o te está engañando o te lo está estropeando.
Hasta dónde bajar
Elige por el destino, no por el número más grande. Para leer en pantalla o enviar por correo, un perfil intermedio sobra: las imágenes quedan alrededor de 120–150 ppp, que un portátil o un móvil no distinguen del original. Para imprimir, quédate en 300 ppp: por debajo, las líneas finas y la letra pequeña empiezan a verse sucias.
Comprime el original, nunca un archivo que ya comprimiste dos veces. Cada pasada vuelve a codificar los mismos píxeles y el daño se acumula: de ahí viene ese texto gris y borroso que todo el mundo reconoce.
En el compresor de CLEKARA el modo Smart prueba unas páginas de muestra antes de decidir y, si ningún perfil consigue una reducción útil, te devuelve tu original y te lo dice, en vez de darte un archivo que apenas ha adelgazado.
Cuando aun así no cabe
Divídelo. Un informe de 60 páginas casi nunca tiene que viajar entero: partirlo en dos o tres trozos es más cómodo para todos y deja cada página con su calidad intacta.
Manda solo las páginas que importan. Si la otra persona únicamente necesita la factura y el anexo, quita el resto y envía eso.
Si es un escaneado, vuelve a escanearlo en gris o en blanco y negro a 300 ppp en lugar de en color a 600. El archivo baja tres cuartas partes antes de comprimir nada, y un contrato no necesita color.
Como último recurso, comparte un enlace desde una carpeta en la nube. No es rendirse: para un archivo de más de 50 MB es lo que prefiere también quien lo recibe.
Lo que no hay que hacer
No vuelvas a «imprimir a PDF» para aligerarlo. Eso lo redibuja todo y normalmente pierde la capa de texto: lo que llega es una foto de tu documento, ya no se puede buscar dentro y muchas veces ni siquiera pesa mucho menos.
No subas un documento confidencial a cualquier sitio por ahorrar dos megabytes. Mira antes quién lo procesa. Una herramienta que hace el trabajo en tu navegador —CLEKARA lo hace— no envía el archivo a ningún sitio, lo que elimina la pregunta de raíz.