Cómo preparar un PDF para la mesa de partes virtual
Las mesas de partes virtuales del Estado, la SUNAT, el Poder Judicial, las municipalidades y las universidades reciben documentos en PDF, y casi todas los rechazan por las mismas pocas razones: pesan demasiado, están en otro formato, van desordenados o tienen contraseña. Así se hace bien a la primera.
Lo primero: lee el límite del propio formulario
Los límites cambian de una entidad a otra y con el tiempo, así que la única cifra fiable es la que aparece junto a la casilla de subida. Por ejemplo, se ha informado que la Mesa de Partes Virtual de la SUNAT admite hasta cinco archivos de 10 MB cada uno, y en la Mesa de Partes Electrónica del Poder Judicial el límite por archivo depende del distrito judicial; otros formularios se quedan en 1 o 2 MB. Antes de empezar, anota tres cosas: el peso máximo por archivo, cuántos archivos puedes adjuntar y si tienen que ser PDF.
Cuando el formulario dice «máximo 1 MB», apunta un poco por debajo. CLEKARA cuenta 1 MB como 1 000 000 bytes, la cuenta más estricta, así que un archivo que marca como menor de 1 MB se acepta cuente como cuente la web.
Escanea bien desde el principio
Casi todo el peso de un PDF escaneado viene de cómo se escaneó. Para documentos de texto, 200 ppp en escala de grises son más que suficientes y pesan una fracción de un escaneo a color de 600 ppp. Con el celular, Escanear a PDF endereza la hoja, quita las sombras y junta varias fotos en un solo PDF.
Si te piden fotos o comprobantes que ya tienes como imágenes, conviértelos en un solo PDF con JPG a PDF en vez de subir fotos sueltas.
Junta todo antes de comprimir
Si el trámite pide un solo archivo, une los PDF en el orden en que los enumera el procedimiento, quita los reversos vacíos con Quitar páginas en blanco y solo entonces comprime. Comprimir cada parte y unir después suele dar un archivo más pesado.
Comprime al tamaño exacto
Abre la página de tu límite —500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB o 10 MB—, donde el objetivo ya está puesto. CLEKARA elige el ajuste más suave que entra; si no alcanza, baja la resolución de las imágenes por pasos y te dice hasta dónde bajó, para que sepas qué revisar antes de enviarlo.
Abre el resultado y lee una página con el zoom normal. Si los sellos, las firmas o la letra pequeña ya no se leen, el archivo está demasiado comprimido para ese trámite, pese lo que pese.
Si aun así no entra
Pásalo a escala de grises cuando el color no importe: libera mucho espacio para la nitidez. Quita las páginas que nadie te pidió. Si el formulario admite varios adjuntos, divide el documento en partes y nómbralas en orden (01, 02, 03).
Por qué rechazan los documentos
PDF con contraseña: la entidad no puede abrirlo, así que quítasela antes con Desbloquear PDF si la conoces. PDF con firma digital: cualquier compresión o unión rompe la firma, así que firma al final, cuando el archivo ya está terminado. Imágenes renombradas a .pdf, nombres de archivo con símbolos raros y escaneos girados de lado son los otros sospechosos habituales.